Единен трудов запис – улеснение или допълнителен ангажимент?

В настоящата глобална икономическа ситуация HR екипите в България никак не са пощадени от трендовете на оптимизация на числеността на персонала, съкращения на бюджети и пестене на ресурси. А и още нещо извънредно се задава, което ще засегне всички работодатели в България. Казва се дигитална трудова книжка, а също вече е популярно и като Единен електронен трудов запис на работниците и служителите.

Като цяло дигитализацията на HR документацията и трудовите досиета, както и автоматизацията на процесите е нещо модерно и полезно и се очаква да освободи ресурс на специалистите човешки ресурси да могат да се фокусират върху стратегически задачи. Въпреки това предимство, както и още намаляване на административната тежест за работодателите, минимизиране на рисковете за служителите от загуба на информация при загуба на трудовата книжка, улесняването на достъпа до информация, процесът на преминаване от хартиен към дигитален запис носи със себе си и редица предизвикателства. HR мениджърите и екипите по човешки ресурси се оказват в епицентъра на трансформацията, като тяхната роля е ключова за успешното внедряване на новата система.

В какво се състои въвеждането на електронна трудова книжка (ТК) или единен трудов запис на служителите?

Накратко, всеки работодател е длъжен да подаде в НАП цялата история на своите служители, събрани в хартиените трудови книжки, включително и тази при техните бивши работодатели. Освен това ще трябва да сканира този документ (или повече от един) на всеки служител и ще трябва да го качи в бъдеща платформа на НАП.

Какви са предизвикателствата пред HR екипите при преминаването към електронно трудово досие и възможните решения?

• До колко добре се познават и прилагат промените в трудовото законодателство?

Предизвикателство: Промените в трудовото законодателство често водят до неясноти и несигурност относно спазването на сроковете и правилното изпълнение на изискванията. HR специалистите трябва да бъдат добре запознати с новите разпоредби и тяхното прилагане на практика.

Решение: Необходимо е да проследяват регулярно публикациите на Министерството на труда, НАП и Инспекцията по труда, както и своевременно да обучават останалите членове на екипа и ръководството. Външен консултант по трудово право и/или управление на човешките ресурси, достатъчно добре запознат и подготвен по темата, също може да помогне.

• Справяне със съпротивата

Предизвикателство: Като всеки процес на промяна, преминаването към електронно трудово досие също може да срещне известна съпротива сред служителите, а понякога и ръководството на компаниите. Възможно е да възникнат притеснения относно личните данни, както и инвестицията на налични ресурси в реализацията на трансформацията.

Решение: Като възможно решение за това предизвикателство е организирането на разяснителни срещи, подчертаване на предимствата и създаване на информационни материали. Външен ресурс би могъл да помогне при организирането на информирането, както и да внесе допълнителна помощ от хора и експертиза и облекчи тази не лека задача на бизнеса.

• Техническо изпълнение – дигитализиране на документите и създаването на електронно трудово досие

Едно от основните предизвикателства е, че държавата в лицето на НАП е на път да прехвърли едно огромно свое задължение отново върху бизнеса и работодателите.

Нека се опитваме да формулираме процес, задачи и обем работа, пред които ще са изправени HR професионалистите:

1. Комуникация към служителите да донесат своите трудови книжки (работодателят няма право да ги съхранява) и да ги предоставят за актуализиране. Доста от тях ще се окажат изгубени.
2. След като ги получи отговорният служител ще трябва да нанесе в тях липсващата информация и да впише миналите и актуални промени в длъжност, заплата, работно време и др.
3. В тази дейност може да се окаже, че в трудовото досие на служителя липсват определени документи, заповеди и основания, на които да се базира нанасянето на актуалната информация в хартиената ТК.
4. Обобщаване и анализ на състоянието на документацията в трудовото досие и ТК на служителите.
5. Сканиране на вече попълнените и актуализирани ТК на служителите и запазването на тази информация в платформата на НАП.
6. Документиране на връчването на ТК обратно на служителите.

Решение: Решението е инвестиция. Инвестиция на човешки ресурс, финансови средства за осигуряване на необходимата техника и разбира се, време. Друго решение е делегирането на функциите на външен консултант, който да поеме цялата тежест на промяната, осигурявайки необходимите специалисти за всеки един етап от процеса.

• Управление на данни и коректност на въведената информация

Предизвикателство: При въвеждането на електронни трудови досиета съществува риск от грешки или липсващи данни, което може да доведе до проблеми при трудово-правните взаимоотношения.

Решение: Едно от възможните решения е да бъде извършен одит на трудовите книжки и инвентаризация на трудовите досиета на служителите. При невъзможност на бизнеса да отдели необходимите специалисти за дейността и необходимост от допълнителен експерт, може да се наеме и външен консултант.

• Спазване на сроковете и управление на работния процес

Предизвикателство: Законодателството определя конкретни срокове за внедряване на електронния запис, което изисква ефективно планиране и разпределение на ресурсите.

Решение: Разработване на детайлен план за действие с поетапно внедряване, както и ясно и точно разпределение на задачите между отделните членове на HR екипа.

Всички тези трудности на процеса по прилагане на новите разпоредби ще се окажат още по-мъчен залък за преглъщане за по-малките бизнеси. В някои от тях тази работа ще трябва да бъде свършена от счетоводители, офис мениджъри, управители, външни счетоводни фирми, фриланс счетоводители, пейрол специалисти и HR-и на свободна практика. Често те самите нямат ресурс, а освен това, след 1. Юни 2025 г. всички те ще се окажат ангажирани в тази дейност за всички свои клиенти и е твърде вероятно да не успеят физически да поемат цялото натоварване.

Очевидно е, че в тези случаи от най-голяма полза ще е външна помощ, на проектна база или за определено време.

Заключение

Преходът към електронно трудово досие е неизбежен и носи значителни ползи за работодателите и служителите. Въпреки предизвикателствата, добре обмисленият и систематичен подход може да улесни този процес. Внимателното планиране на необходимите ресурси, добрата подготовка и спазването на изискванията са ключовите фактори за успех. Всички, отговорни за този преход, играят водеща роля в тази трансформация, а с правилната стратегия и външната подкрепа при необходимост, преминаването към дигитално управление на трудовите досиета може да бъде успешно и ефективно.

В New Career разработихме подходящо решение, с което можем да помогнем на бизнеса в периода на трансформация и адаптация. Чрез предоставяне на обучен HR специалист под наем и подходяща техника (при необходимост), подпомагаме компаниите с допълнителен ресурс и осигуряваме плавно преминаване през процеса.

Вижте как - ТУК или ни изпратете запитване за HR специалист под наем